Как выбрать в аренду офис

Что нужно знать, арендуя первый офис для своей компании? на сайте Недвио

Начало своего дела и открытие компании или ИП — это рискованный и ответственный шаг. И скорее всего на данном этапе деятельности у вашей фирмы на счету не так много денег, а это значит, что выбирать офис в аренду следует с умом, по возможности максимально экономно.

Ниже мы расскажем о том, как подобрать офис в Москве в престижном месте и при этом за небольшие деньги.

Как правильно выбрать офис в Москве?

Аренда первого офисного помещения — важный этап в деятельности любой компании. Тем более, если речь идет об открытии филиала или представительства в столице, где ставки аренды традиционно высокие.

Вот почему, если у вас небольшая фирма или стартап, не имеет смысла «гнаться» за дорогими офисами класса А, лучше вместо этого тщательно проанализировать потребности своих сотрудников (которые будут ежедневно использовать одно и то же пространство и не обязательно выполнять одну и ту же работу) и, разумеется, клиентов (которые будут посещать ваш офис, и на основании увиденного получать представление о благонадежности вашей организации), и уже на основании этого определить подходящий вариант.

Как правило, основными вопросами при выборе конкретного офиса будут количество людей, необходимая площадь для размещения всей мебели и оборудования, качественный доступ к Интернет, функциональность помещения и его техническое состояние, влияние местоположения на репутацию фирмы или удобство для клиентов, доступ к парковке и многое другое.

Разумеется, почти каждая московская фирма мечтает работать непременно в дорогом и современном здании, в центре, в идеале — в Москва-Сити. Однако учтите, что расходы на аренду таких помещений могут оказаться слишком большими и неоправданными для только начинающую свою деятельность компании. И может случится так, что это будет только мешать развитию вашего стартапа.

Как же правильно подобрать офис в престижном месте? Чтобы не ошибиться в выборе офиса и подобрать самый лучший вариант за минимальные деньги, мы рекомендуем обратиться к профессионалам: брокерам по офисной недвижимости. Эти эксперты подберут вам сразу несколько вариантов, учитывая все ваши пожелания. Причем все их услуги абсолютно бесплатны (их оплачивает собственник). Это можно сделать здесь: https://officenavigator.ru/.

Как снять офис в престижном месте и недорого?

Местоположение имеет первостепенное значение для успешного запуска бизнеса, особенно в отраслях, которые напрямую зависят от посещений клиентами. Многие юридические, финансовые и консалтинговые компании вынуждены переплачивать за дорогие офисы в статусных местах именно по этой причине.

Немаловажное значение адрес офиса будет играть и для ваших сотрудников. Важно, чтобы рядом с ним была удобная парковка, кафе, рестораны и прочие объекты инфраструктуры, где они могли бы как сами решить свои потребности, так и провести неформальную встречу с клиентами.

При выборе офисного помещения стоит обратить внимание на такие аспекты, как:

  • привлекательность местоположения с точки зрения сообщения с другими частями города;
  • доступность парковки для сотрудников и клиентов;
  • конкуренция в отрасли;
  • привлекательность места для клиентов или окружения здания;
  • и безопасность данного района.

Однако цена аренды в ЦАО Москвы, Москва-Сити и других престижных локациях очень высокая. И далеко не каждая молодая фирма может позволить себе выкладывать миллионы рублей в год только на аренду офиса. Что же делать в таком случае? Решение есть — арендовать место или кабинет в коворкинг-центре.

Почему для первого офиса лучше выбрать коворкинг?

Сегодня на рынке есть множество удобных решений по офисным помещениям для начинающих фирм и стартапов. Очень популярны коворкинги, в которых можно арендовать офис с одним или несколькими столами, либо небольшую комнату с двумя или тремя столами в форме ежемесячной подписки или пакета. Стоят такие офисы недорого, поскольку вы делите это помещение с другими компаниями, сотрудниками или фрилансерами.

Если вы планируете арендовать отдельное помещение под свой офис, вы должны принять во внимание необходимость его ремонта и приобретения необходимой мебели, оборудования, дооснащения телекоммуникационными системами и другое, что может «съесть» и без того небольшой бюджет.

Коворкинги — оптимальное решение, если вы работаете как ИП или являетесь небольшой компанией с тремя-четырьмя сотрудниками. Современные коворкинг-офисы уже оборудованы всем необходимым:

  • отдельные кабинеты с новым ремонтом;
  • столы и стулья;
  • компьютеры;
  • принтеры, сканеры, факсы, модемы;
  • безлимитный интернет и Wi-Fi;
  • ресепшн, переговорные, прием и отправка корресподенции;
  • регистрация компании по адресу;
  • мини-кухня, холодильник, кофе-машина и многое другое.

Все это предоставляется вам по единому тарифу и членской карте. Вам не нужно все это покупать и обслуживать — достаточно просто вовремя вносить арендные платежи. Кроме того, при аренде коворкинг-офиса, вам не придется беспокоиться о расходах на оплату клининга (уборки офиса), ремонта мебели и оргтехники, и другую «рутину», не связанную с вашим бизнесом.

Пожалуй, единственным минусом коворкинг-офисов является то, что вы будете в нем не одни — вокруг вас будут находится и работать разные люди и фирмы, что возможно понравится не всем вашим клиентам. Хотя тут все зависит от планировки коворкинга — некоторые обустроены специально так, что клиенты кроме ресепшн ничего больше не видят и их сразу провожают в ваш кабинет.

Еще одна проблема — доступ к своему офису. Конечно, если мы говорим об известных коворкингах в центре Москвы, то с этим проблем не возникнет (вы можете приезжать в него в любое время: 24 часа 7 дней в неделю). Однако далеко не все коворкинг-центры предоставляют такую возможность.

Опять же, чтобы избежать возможных подобных неприятных сюрпризов, мы рекомендуем нанять профессионального брокера, который уже знает информацию о всех коворкинг-центрах и быстрее поможет найти то, что вам нужно.

Как правильно выбрать и арендовать офис

Как правильно выбрать и арендовать офис

Вы открыли фирму. Регистрация, налоговая и переговоры с банком позади. Теперь вам нужен офис, чтобы вести дела, принимать клиентов и общаться с подрядчиками. Сегодня рассказываем, как организовать «комфортный офис в 5 минутах от метро, с кофе и печеньками».

С чего начать

Снять офис можно как самому в интернете, так и через агентство. Вы будете общаться либо с собственником помещения, либо с риэлтором. Первое, с чем нужно определиться, это бюджет на аренду: сколько вы готовы тратить на офис ежемесячно.

Помимо цены аренды, стоит учесть еще несколько важных факторов:

  • ваша деятельность;
  • условия аренды;
  • удобства;
  • конкуренция.

Начинать поиски и просматривать помещения стоит тогда, когда вы определились по всем критериям. Ниже мы подробно расскажем, как определиться.

Деятельность

То, какие услуги вы предоставляете, как часто видитесь с клиентами и какие у вашего бизнеса потребности в пешеходном или автомобильном трафике, напрямую влияет на выбор места под офис. Например, клиенты к вам не приезжают, а сотрудников у вас нет. Вы снимаете офис, чтобы разделить семью и работу, не мешать домашним и не отвлекаться. В таком случае вы можете снять офис в шаге от дома в любом районе.

На что обратить внимание:

Расположение . Деятельность вашей фирмы влияет на то, где выгоднее всего работать.Если вы предоставляете юридические услуги, логичнее снять офис в деловом квартале, поближе к крупным банкам и бизнес-центрам. Туристической фирме нужен пешеходный трафик. Такая компания может разместиться как в центре, так и в спальном районе, ведь ее задача — быть ближе к людям.

Транспорт и парковка. Клиентам должно быть удобно парковаться, а вашим сотрудникам — и парковаться, и добраться до работы общественным транспортом.

Площадь. Подумайте, сколько сотрудников вы должны разместить, сколько кабинетов будет. Где поставите необходимую для работы технику? Будет ли у вас зона ожидания для клиентов? Если спланировать помещение сами вы не в силах, обратитесь к дизайнеру — он посчитает точную минимальную площадь под ваши задачи.

Трафик. Если успех вашего дела зависит от большого потока людей или автомобилей, стоит искать место с большой проходимостью. Если клиенты не зайдут к вам случайно, а придут только подписать договор, можно снять помещение в более спокойном месте.

Ремонт. IT-компаниям и дизайн-бюро понадобится креативное пространство, и тогда неизбежен ремонт. Если нет или к внешнему виду офиса требования невысоки в вашей сфере, то можно снять офис с готовым простым ремонтом.

Время работы. Если вы собираетесь работать круглосуточно, подбирайте бизнес-центры и офисы с соответствующим доступом. Если вы арендуете офис в здании, которое закрывается в 8-9 вечера, работать ночью вы не сможете.

Условия аренды

Часто низкая стоимость офиса — это ловушка. Арендодатель завалит вас счетами за уборку, коммунальные услуги, охрану, вывоз мусора, парковку и бог знает что еще. Чтобы не возникало неприятных ситуаций, обсудите все условия на берегу:

  1. Узнайте, кто и как оплачивает общие помещения — коридоры, фойе, лаунж-зону или место для курения. То, что вы тоже должны за это платить, может стать для вас сюрпризом.
  2. Уточните, входят ли коммунальные услуги в стоимость аренды. Если нет, стоит узнать, с какими ресурсоснабжающими компаниями заключены договоры, нужно ли снимать показания счетчиков или это будут делать проверяющие.
  3. Обсудите с собственником, кто и как убирает офисы. Если рядом есть другие помещения и их уже обслуживает клининговая компания, можно заключить договор с ней.
  4. Уточните, кто оплачивает охрану офиса. Есть ли в помещении «тревожная кнопка» и видеонаблюдение, как работает пропускная система и есть ли она.
  5. Если будете делать ремонт, обсудите с собственником арендные каникулы — так вы хорошо сэкономите на аренде, а собственник получит современное чистое помещение, которое в будущем можно сдавать выгоднее.
  6. Узнайте, входят ли в стоимость аренды парковочные места и в каком количестве. Если нет, есть ли поблизости платная или бесплатная парковка.
  7. «Тихий режим». Снимая офис в жилом доме, вы обязаны соблюдать тишину в определенные часы. Они могут отличаться от региона к региону, узнайте заранее правила.
Читайте также:  Современные интернет технологии, программирование и ИТ

Удобства

Комфорт складывается из мелочей. Если в бизнес-центре есть гардеробная, собственный салон красоты, фитнес-клуб и подземный паркинг — это плюс. Хорошо, когда даже в малоэтажном здании есть лифты, в том числе грузовые — удобно заносить и вывозить мебель и технику.

Важно и то, где вы и ваши сотрудники будете обедать. В офисе есть мини-кухня? Отлично. Рестораны на территории бизнес-центра? Замечательно. Если нет ни того, ни другого, осмотрите район — если в 5-7 минутах ходьбы не обнаружите ни столовой, ни ресторана, это будет проблемой. Сотрудникам придется привозить еду из дома и отвлекать друг друга запахами еды в течение дня, или уходить на длительный обеденный перерыв, потратив полчаса на дорогу до ресторана.

Подумайте также и о курильщиках: если в самом помещении нельзя оборудовать место для курения, такое место должно быть в здании или рядом с ним.

Такая мелочь, как туалетные комнаты, тоже часто остается без внимания, и сотрудникам приходится бегать с пятого этажа на четвертый. Такого быть не должно. Туалеты должны быть на каждом этаже и исправно работать.

Конкуренция

Если открываете агентство по продаже авиа и железнодорожных билетов, вам ни к чему помещение в шаге от другого агентства или турфирмы. Как прямые, так и косвенные конкуренты, находящиеся рядом, могут перетянуть ваших клиентов себе. Также придется потратиться на наружную рекламу и заметную вывеску.

Как снять офис

Когда придете смотреть понравившийся офис, внимательно всмотритесь в документы. Собственник или арендодатель обязан показать вам:

Оригинал Свидетельства о государственной регистрации права. Этот документ подтверждает, что этот человек — владелец помещения.

Оригинал договора аренды, если вы снимаете офис как субарендатор. В договоре должно быть указано, что помещение не запрещено сдавать.

Кадастровый и технический паспорта. Данные в кадастровом паспорте (площадь помещения и адрес) должны совпадать с данными в свидетельстве.

Договоры с организациями, предоставляющими услуги по уборке, охране помещения, телефонии и интернета. Договоры должны быть действующими, иначе их нужно заключить снова.

Акт приема-передачи помещения. Подписывать этот акт нужно непосредственно за день или два до переезда, и только после подписания договора.

Как правильно выбрать офис

Требования к арендуемому помещению под офис

Для того, чтобы подбрать идеальную офисную площадь под свой бизнес, необходимо четко задать параметры поиска. Результат выбора напрямую зависит от финансовых факторов, геолокации, а также от совокупности дополнительных характеристик, которыми определяется идеальное офисное пространство для вашего бизнеса.

Площадь

Площадь помещения рассчитывается, исходя из количества сотрудников и перспектив роста компании. Нормы СанПиН по площади для работы в офисе составляют от 4,5 до 6 м² на человека. Не стоит пытаться вместить 30 человек на 100 м² (3.3 м² на человека), так как некомфортные условия будут значительно снижать работоспособность. Также не стоит оставлять лишнее пространство, если вы не планируете расширяться. То есть 15 человек на 250 м² (16.7 м² на человека) — неразумная трата места и средств.

Стоимость аренды

Всегда оценивайте свой бюджет при выборе офиса. Какую максимальную сумму Вы готовы отдавать за аренду каждый месяц? От этого зависит класс здания («A», «B», «C», «D») и дополнительные услуги бизнес-центра, такие как клининг или парковка.

Совет эксперта: чтобы избежать неприятных сюрпризов, сразу уточняйте, что включает в себя арендная ставка: эксплуатация, коммунальные платежи и т.д..

Расположение

Если у Вас нет никакой привязки к определенным районам или станциям метро, то Вы легко можете расширить зону поиска. Если же Ваш бизнес предполагает, что офис будут посещать клиенты, то стоит обратить внимание на бизнес-центры, расположенные в центре города, в местах с удобной транспортной доступностью и близостью к метро.

Совет эксперта: для офисов продаж особенно важен внешний вид, так как гости в первую очередь обращают внимание на визуальные факторы, что формирует первое впечатление о компании. Поэтому для такого сегмента бизнеса важна удобная транспортная развязка и качественный ремонт.

Планировка

Вечный спор между кабинетной и открытой (open space) планировками длится уже не первое десятилетие. Как известно, open space — это единое пространство, не разделенное на зоны, где сотрудники могут тесно взаимодействовать друг с другом и с руководством.
Отталкивайтесь от сферы деятельности компании: если частые телефонные разговоры составляют большую часть рабочего процесса, то лучше арендовать офис, разделенный на кабинеты или хотя бы кубиклы. Для IT-компаний, студий дизайна или рекламных агентств вполне подойдет open space.

Совет эксперта: старайтесь выбирать офисы смешанной планировки, то есть как с большими зонами open space, так и с выделенными кабинетами, тогда для всех отделов найдется подходящее место.

Атрибутика

К дополнительным требованиям относятся: мебель, кухня, санузел, качество отделки, наличие парковки, видовые характеристики (панорамные окна, высокий этаж), определенный стиль интерьера и т.д. Если подобные параметры являются для Вас принципиальными, их лучше заранее оговорить.

Совет эксперта: также сразу уточняйте о наличии и особенностях охранной системы здания. От этого зависит не только Ваша безопасность, но и время работы бизнес-центра, допуск по выходным и во внерабочее время.

Инфраструктура

Наличие рядом насыщенной инфраструктуры будет огромным плюсом. Рестораны, банки, магазины, фитнес-клубы, кинотеатры — все это сказывается на комфортных условиях как работы, так и отдыха во внерабочее время.

Совет эксперта: если наличие конкурента по соседству может сыграть для Вас злую шутку, как, например, в сфере красоты или ритейла, то имейте в виду и этот фактор.

Назначение

Конечно, важно учитывать и назначение помещения, будь это гостиница, торговля или салон красоты. На такие нюансы как наличие высоких потолков, отдельного входа, касс и т.д. стоит обращать внимание в первую очередь

Совет эксперта: не забудьте обговорить с собственником возможность внесения изменений в планировку и внутреннюю отделку помещения.
Также сразу уточняйте условия предоставления арендных каникул, т.е. возможность не платить аренду на период ремонтных работ, которые обычно обходятся арендатору даже дешевле месяца аренды.

Как правильно выбрать помещение для офиса: где искать, к кому обращаться

Самостоятельно

После того как Вы определились, что именно Вам нужно, изучите варианты, предлагаемые на рынке. Для этого воспользуйтесь различными досками объявлений, на которых представлены тысячи различных предложений.

Недостатки этого способа: высока вероятность натолкнуться на мошенников и впустую потратить время на оценку всей информации, которой наполнен интернет.

Обратиться в агентство

Современные агентства уже давно не берут комиссии с арендаторов. Профессиональные брокеры в курсе всех актуальных предложений рынка и, благодаря связям в коммерческой недвижимости, могут предложить уникальные варианты, которыми точно не располагают интернет-источники. Кроме того, агентства сотрудничают исключительно с проверенными управляющими компаниями, а также предоставляют полное сопровождение, что значительно облегчает весь процесс и экономит Ваше время.

Как правильно выбирать офис

Если театр начинается с вешалки, то бизнес – с офиса. Переоценить его значение трудно, и подобрать офисное помещение – тоже непросто. Однако есть правила, следуя которым, вы сможете принять верное решение.

Самое главное – п онять, что именно вам нужно , « сформулировать запрос » .

Казалось бы, это очень просто – вам необходимо подобрать офис. Но какой именно. Сколько человек будет в нем работать? Где он должен находиться территориально? Какими характеристиками обладать? Сколько стоить? На все эти вопросы стоит ответить прежде, чем начинать поиск офисного помещения.

Арендатор .р у пообщался с экспертами в сфере ком мерческой недвижимости и определил 6 шагов на пути к идеальному офису .

1. Обозначить бюджет

П рофессиональны е брокер ы в этом вопросе достаточно категоричн ы – начинающей к о мпании ни к чему дорого й офис в престижном районе. Даже если у вас есть на это деньги, лучше вложить их в развитие бизнеса.

Совет от Арендатор .р у:

Сэкономить на офисе вполне реально. Прежде всего, за счет правильного ведения переговоров – дисконт может составлять 5- 30% от заявленной стоимости помещения. Поэтому приготовьтесь торговаться!

Однако всегда стоит помнить о том, что цена офиса – это не только те деньги, которые вы потратите на аренду, но еще и сопутствующие расходы: коммунальные платежи, стоимость уборки, охраны, парковки и т.д. В отдельных случаях размер этих трат может быть сопоставим с арендной ставкой. Не забывайте об этом в своем стремлении подобрать офис подешевле .

2. Подсчитать необходимое число рабочих мест

Это п ервое, с чего стоит начать . Причем ориентироваться нужно не на то количество сотрудников, которые имеются у вас в настоящий момент – думайте перспективно. Сегодня в вашей компании работает 8 человек. Через полгода вы возьмете еще двоих. Если офисных мест у вас будет ровно 8 , придется переезжать, а это лишние расходы.

Совет от Арендатор .р у:

И меет смысл сразу арендовать офис с расчетом на вероятное пополнение штата.

Норма площади офиса – как рассчитать количество рабочих мест на 10 человек

Существуют специальные санитарн ые нормы, согласно которым при использовании ЖК-мониторов в офисном помещении на 1 рабочее место должно приходиться как минимум 4,5 кв.м площади. Это без учета вспомогательной офисной техники (принтеров, сканеров и т.д.) – она тоже излучает электромагнитные волны, а значит, требует дополнительной площади.

Помимо этого на каждого сотрудника должно быть дополнительно выделено еще 4 кв.м площади.

Таким образом, 4,5+4=9,5 кв.м – минимум площади на 1 сотрудника.

9,5х10=95 кв.м – минимум площади на 10 сотрудников.

Расчет, вроде бы, верный, но … П ри вычислении необходимой площади на 1 человека в офисе учитывается только свободное пространство – проходы между столами, а также части помещения, занятые мебелью или оборудованием, в расчет не принимаются. Соответственно, общая площадь офиса на 10 человек в соответствии с нормами будет намного больше, чем 95 кв.м . Чаще всего – не менее 120-130 кв.м .

Санитарные нормы – не единственное , что нужно учитывать при расчет площади офиса. Чем больше помещение, тем больше квота на парковочные места. Вас будут часто посещать клиенты на своем транспорте? Тогда имеет смысл снять офис покрупнее .

Читайте также:  Саморезы для профнастила: правильный монтаж

3. Конкретизировать место расположение офиса

Территориальный фактор может иметь большее или меньшее значение. Например, одним к о мпаниям очень удобно арендовать офис в конкретном районе – рядом с собственным производством или складом. Другим достаточно, чтобы помещение было поблизости от метро. Для третьих месторасположение вообще не имеет значения.

Совет от Арендатор .р у:

Если у вас лично нет жестких требований к географии офиса, обратитесь к сотрудникам. Возможно, большинство из них проживает в одном районе? Тогда стоит обратить внимание именно на него . Р аботникам будет удобнее добираться в офис, а довольные работники – это залог успеха вашего бизнеса.

Не забывайте также, что от локации во многом зависит класс офиса.

Офисы обычно делят на классы А , В и С.

  • Класс А — это элитные бизнес-центры, расположенные в центре города.
  • Класс В — менее дорогие и престижные, но вполне комфортабельные офисы в районах с хорошей транспортной доступностью. Их часто условно делят на подклассы В+ и В- (более и менее дорогостоящие соответственно).
  • Класс С — это самые дешевые офисы. Они обычно расположены в зданиях, которые «оставляют желать лучшего», далеко от метро и главных транспортных артерий.

Это, конечно, не значит, что хорошее офисное помещение можно найти только в центре города. Но все-таки определенная зависимость между качеством и месторасположением офиса имеется.

4. Определиться с о сроком аренды

Помещение под офис – это не квартира. Посуточно его не снимают (хотя в случае со смарт-офисами бывает и такое).

Срок аренды офиса может составлять от 1 месяца до нескольких лет. Как правило, он находится в прямо зависимости от площади помещения – большие офисы сдаются на годы, маленькие – на месяцы.

Н ачинающим ко мпаниям нет смысла снимать офис на 5 лет – достаточно будет 3-6 месяцев. Для фирмы «с историей» подойдет и более длительный срок.

Совет от Арендатор .р у:

Стратаперам имеет смысл обратить внимание на коворкинги – условия аренды у них более гибкие, а цены ниже, чем в обычных офисах.

От срока, на который снимается офис, зачастую зависит арендная ставка. Чем дольше аренда – тем меньше цена за 1 кв.м помещения.

5. Найти офис

Это можно сделать самостоятельно или с помощью посредника. По отзывам компаний, на самостоятельный поиск может уйти 1-3 месяца. Это неудивительно, если учесть, что вам придется обзвонить сотни очень похожих объявлений, съездить в десятки офисов и просмотреть кипы документов.

Совет от Арендатор .р у:

Поиск офиса – дело непростое. Если есть возможность, поручите это здание отдельному сотруднику, а сами осуществляйте контроль за процессом.

У посредников есть обширные базы коммерческих помещений, и они могут подобрать офис по вашему запросу за считанные часы. Плату за свои услуги они, как правило, берут с арендодателя.

6. Грамотно составить д оговор аренды офиса

Подходить к этому вопросу нужно как можно более тщательно и взвешенно. Увы, но нередки случаи, когда неправильно составленный договор аренды офисного помещения приводил компании к многомиллионным убыткам и судебным тяжбам.

Совет от Арендатор .р у:

Сегодня ваш офис кажется вам идеальным, а бизнес – стабильным. Завтра все может измениться. Поэтому в договоре аренды офиса обязательно нужно прописать условия его досрочного расторжения , р азмер неустойки и т.д. !

Недобросовестные арендодатели могут схитрить – например, попытаются сдать вам помещение площадью 100 кв.м, тогда как по факту в нем всего лишь 97 кв.м. Думаете, разница невелика? В зависимости от арендной ставки это могут быть десятки тысяч рублей в год. Поэтому необходимо обращать внимание не только на договор, но и на другие документы – в частности, технический и кадастровый паспорта помещения.

Совет от Арендатор .р у:

Если на рынке коммерческой недвижимости вы новичок – обратитесь к профессионалам, которые помогут не только подобрать офис, но и оформить его аренду .

Как правильно выбрать и снять хороший офис?

Если вы решили снять офис, не торопитесь арендовать первое попавшееся помещение. В вопросе выбора офиса много подводных камней, о которых мы сейчас расскажем.

Прежде, чем снять офис…

Если вы только начали заниматься бизнесом, не спешите арендовать офис. Возможно, первое время вам будет лучше ездить к клиентам самостоятельно или принимать звонки и заявки дома. Многие люди годами работают дома или арендуют место в коворкинг-центрах, и не снимают полноценный офис. Последний требует постоянных затрат, и пока ваш бизнес не имеет стабильных и постоянных оборотов – арендовать офис преждевременно.

Если вы активно растете и вам нужно помещение для размещения команды или приема клиентов – определите:

  • Сколько человек будут работать в офисе. На каждого сотрудника требуется минимум 6 кв. метров площади. Если у вас 10 человек, нужно искать офис минимум 60 кв.м.
  • Нужен ли вам отдельный кабинет? Если нужен – ищите в качестве офиса блок минимум из 2-3 комнат в зависимости от числа сотрудников, желания сделать переговорную или комнату для отдыха.
  • Нужен ли вам имиджевый офис? Если вам важно производить на клиентов определенное впечатление, ищите офис в новых офисных центрах города. Варианты размещения в жилых домах, в подвалах и цокольных этажах вам не подойдут.

Итак, вы определились с базовыми параметрами офиса – площадь, количество комнат, уровень офисного центра. Пора подробно поговорить о критериях выбора офиса.

Критерии выбора офиса

Расположение
Проверьте, имеются ли рядом с офисом остановки общественного транспорта, станции метро, удобно или нет добираться до офиса из разных районов города. Замерьте, сколько времени вам потребуется на поездку из дома до офиса. Чем меньше времени вы будете терять, тем лучше. Чем удобнее будет добираться до офиса вашим сотрудникам – тем проще вам будет нанимать персонал.

Парковка и пробки
Проверьте, удобно или нет парковаться рядом с офисом. Есть ли парковка для арендаторов и сколько стоит там место. Насколько серьезные пробки бывают рядом с офисным центром. В нашем городе в один из офисных центров отказываются ездить курьеры, поскольку там в пробках можно потерять уйму времени.

Уровень отделки
Проверьте, что в помещении открываются все окна, работают розетки, освещение, кондиционер, замки в дверях. Это особенно важно в старых зданиях. На крайних этажах обратите внимание на потолки – крыша может протекать. В одном из офисов, которые мне приходилось видеть, арендодатель сразу предупредил, что окна не открываются, а если их попробовать открыть – рамы могут выпасть на улицу!

Наличие конкурентов в офисном центре
Если в офисном центре есть ваши косвенные или прямые конкуренты – откажитесь от аренды. Вероятно, вам не хочется, чтобы ваших сотрудников переманивала другая компания, конкуренты видели ваших клиентов и т.д. Наоборот, положительным является наличие в офисном центре ваших смежников. Например, рядом снимает офис компания по разработке сайтов, а вы занимаетесь контекстной рекламой. Коллеги могут направлять вам клиентов.

Услуги, входящие в стоимость аренды
Идеально, если вам посчитают стоимость аренды со всеми расходами – на электричество, воду, отопление, уборку, вывоз мусора, охрану. Но очень часто эти услуги приходится оплачивать отдельно.

Безопасность
Уточните, какой уровень охраны в офисном центре. Круглосуточно работает охрана или нет. Сдается офис на сигнализацию или нет. Есть пропускной режим или нет.

Возможности расширения площади
Узнайте, как часто сменяются арендаторы и будет ли вам просто в будущем арендовать офис большей площади в том же здании. Это важно, если вы планируете активно развиваться.

Режим работы офисного центра
Идеальная ситуация – возможность круглосуточного доступа в офис, в том числе по выходным. Но часто офисный центр имеет жесткий режим работы, который вам придется учитывать в своей деятельности.

Наличие кафе рядом
Посмотрите, есть ли недорогие кафешки рядом с офисом. Вам и вашим сотрудникам нужно где-то обедать. Кроме того, в кафе можно проводить встречи.

Наличие мебели
Ряд офисов могут сдаваться с мебелью. Это хороший вариант, если вы не хотите вкладываться в покупку мебели. Особенно удобны офисы с мебелью начинающим предпринимателям, когда вы не знаете, пойдет ли дальше дело. Если не пойдет – не нужно будет думать, куда девать мебель.

Подводные камни при аренде офиса

  1. Цена без НДС. В ряде случаев владельцы помещений указывают цены без НДС. По факту вам придется платить на 18% больше, чем вы планировали.
  2. Дополнительные услуги. После заключения договора на аренду офиса вы узнаете, что в стоимость аренды входит только физическая аренда самого помещения, а за охрану, коммунальные услуги, уборку помещения, мусора и многое другое нужно доплачивать. Поэтому убедитесь, что в договоре на аренду четко указано, сколько вы платите за аренду, охрану, уборку, ремонт и обслуживание помещения и прочие услуги.
  3. Парковка за доплату. В ряде офисных центров вам могут предложить закрепление парковочного места за вашим автомобилем. Заранее узнайте, сколько это стоит, иногда расценки не самые демократичные.
  4. Провайдеры. В офисном центре может быть только один провайдер Интернета или несколько, но «дорогих». Заранее узнавайте, в какую сумму вам обойдется доступ в Интернет и услуги связи.
  5. Пени. Часто владельцы помещений могут указывать в договоре большие пени за несвоевременную оплату офиса. Норма по рынку – порядка 0,1%, если с вас просят больше – просите снизить цифру в договоре.
  6. Если вы будете оплачивать электроэнергию и прочие услуги по счетчикам, в первый день аренды снимите показания счетчиков и документально зафиксируйте их.
  7. Если вы снимаете офис как субарендатор, убедитесь, что владелец помещения не против субаренды офиса. Это касается в том числе съема рабочего места в офисе какой-либо компании.
  8. Проверяйте документы у собственника! Если документов у арендодателя нет – откажитесь от аренды.
  9. Не снимайте в качестве офиса квартиры, которые не переведены в разряд коммерческих помещений. Размещение офисов в жилых квартирах незаконно, но практикуется.
  10. Укажите в договоре, в каких случаях и на сколько арендодатель может повышать арендую ставку, и что происходит в случае, если арендатор не согласен с повышением тарифов.
  11. Укажите в договоре, что арендатор имеет право преимущественной аренды офиса после окончания срока аренды. Иначе ваш офис могут сдать другой компании, а вы об этом даже не узнаете.
  12. Доступ в офис. Многие офисные центры работают по жесткому графику и в нерабочее время попасть в офис нельзя. Если график вашей работы не совпадает с графиком работы офисного центра – откажитесь от аренды.
Читайте также:  Строительство и изготовление торгового оборудования. Советы по выбору

Внимательно читайте договор аренды и консультируйтесь с юристом до его заключения. Это убережет вас от многих неприятных сюрпризов в будущем.

Советы, как арендовать хороший офис

Напоследок – несколько лайфхаков.

Не ищите самые дешевые офисы. Как правило, они имеют существенные изъяны. Недалеких людей, которые будут сдавать хороший офис задешево, на рынке нет. Ищите офис под свои потребности, и платите рыночную цену.

Перед тем, как арендовать офис, поговорите с будущими соседями. Узнайте у них об арендодателе. Как правило, с вами охотно побеседуют и расскажут про все особенности. Например, в одном из офисных центров мне рассказали так много интересного, что арендовать там помещение расхотелось.

Не арендуйте офисы на последних этажах, а также в подвалах или цокольных этажах. В первом случае высоки риски пострадать от протекшей крыши, во втором – получить депрессию от отсутствия света. Кроме того, мало кто из сотрудников захочет работать в «подземельях».

Приезжайте смотреть офис в часы пик – когда на улице пробки и мало мест на парковке. Так вы оцените реальное время, которое вам потребуется на дорогу до работы и поиск места для своей машины.

Полезные статьи по теме:

    Что такое коворкинг центры? И сколько стоит арендовать рабочее место в коворкинге.

Как выбрать в аренду офис

Первый офис для молодой компании — важная стадия в бизнесе. Многие фирмы начинают выбор офиса в тот момент, когда перспективы дальнейшего развития еще не ясны: в такой ситуации легко ошибиться с подбором правильного помещения и заключить заведомо невыгодный договор.

«Очень важно понимать, готова ли компания к регулярным и продолжительным тратам на аренду офиса. Компания, которая впервые снимает офис, не всегда может корректно оценить свои финансовые возможности и понять, сколько готова тратить на аренду», — предупредила директор отдела корпоративных клиентов департамента офисной недвижимости Knight Frank Мария Зимина.

Чтобы помочь начинающим бизнесменам выбрать по-настоящему подходящее помещение для офиса, редакция «РБК-Недвижимости» обратилась за советом к ведущим брокерам, работающим с коммерческой недвижимостью в Москве.

С чего начать?

Начинающим предпринимателям нужен небольшой офис, который не будет требовать слишком много денег на регулярную оплату аренды, уверены брокеры, к которым обратилась «РБК-Недвижимость». «Во многих зданиях есть небольшие офисные блоки от 100 кв. м, которые достаточно ликвидны. В основном небольшие блоки предлагаются в состоянии «с отделкой», — рассказала заместитель директора отдела офисных помещений CBRE Элина Степная.

Самое сложное в подборе помещения — определиться с размерами офиса, считает старший директор отдела корпоративных услуг компании Cushman & Wakefield Елена Колесникова. «К сожалению, очень небольшое количество качественных офисных центров делит этажи на маленькие блоки, — констатировала эксперт. — Можно нанять профессионального консультанта или собрать максимум информации из всех доступных источников».

Чтобы правильно сформулировать собственный запрос на аренду офиса, нужно ответить на несколько ключевых вопросов.

Как понять, какой офис вам нужен?

Чек-лист для начинающей компании от директора департамента офисной недвижимости S.A. Ricci Дмитрия Жидкова:

  1. Каким бюджетом для аренды помещения располагает компания и какую арендную ставку вы сможете платить каждый месяц?
  2. Какая площадь вам на самом деле нужна? Речь идет о 150 кв. м или хватит 50 кв. м? Учитывайте, что, согласно санитарным нормам, при использовании жидкокристаллических мониторов в офисе на одно рабочее место должно приходиться не менее 4,5 кв. м. Для начала можно просто умножить 4,5 на количество сотрудников, которые постоянно будут работать в офисе.
  3. Важен ли территориальный фактор? Является для вашего бизнеса необходимостью расположение в центре города (этот фактор важен, например, для юридических компаний) или вас устроит офис в районе МКАД?
  4. Каков предполагаемый срок аренды: месяц, два, полгода, год или больше?
  5. Готовы ли вы закладывать в бюджет расходы на ремонт, мебель и оргтехнику? Если ответ «нет», то логично рассмотреть вариант размещения в коворкинге. Помните, что затраты на ремонт не вернуть никогда, зато мебель и технику можно будет забрать с собой при переезде.

После получения ответов на все пять вопросов можно переходить к изучению рынка офисных помещений. «Получить представление о диапазоне арендных ставок в месте, которое вас интересует, помогут объявления на популярных сайтах-агрегаторах», — подсказал Дмитрий Жидков.

Куда заезжать?

Выбор территориального расположения офиса должен зависеть от того, на чем специализируется молодой бизнес, считают в Knight Frank. «Например, консультанты сидят в высококачественных зданиях в центре Москвы. К ним приезжают клиенты, и важно показать статус компании, подчеркнуть ее имидж. А вот IT-индустрия ориентируется, в первую очередь, на бюджет и своих сотрудников. Для таких компаний важнее всего комфорт работников, их удовлетворенность рабочим местом — в этой сфере высокая конкуренция за кадры, — рассказала Мария Зимина. — Компании из ретейл-сегмента занимают офисы не в премиальных локациях, так как бюджет на аренду у них, как правило, небольшой».

Самую большую сложность представляет сам поиск, так как маленькие качественные помещения пользуются большим спросом, и предложения, размещенные в интернете, не всегда актуальны, предупредила Елена Колесникова из Cushman & Wakefield. «Сегодня несложно сэкономить на аренде офисного помещения, так как на рынке наблюдается кризис перепроизводства офисных квадратов — пустует около 20% офисных помещений. Ставки на офисы находятся на дне, так что все зависит от требований арендатора к помещению и его вкуса», — считает Дмитрий Жидков.

«В центре Москвы можно снять офис в старом особняке: аренда здания площадью 2 тыс. кв. м целиком обойдется примерно в 25 тыс. руб. за 1 кв. м в год. Часто такие помещения дробятся на несколько частей, например по 500 кв. м, и сдаются по 30 тыс. руб. за 1 кв. м в год. Выгодно всем: и собственник в таком случае получает больше, и арендаторы получают офис в центре Москвы, — рассказали в компании S.A. Ricci. — Технологический стартап может арендовать помещение в одном из московских технопарков, однако для этого ему потребуется получить статус резидента. Поэтому такой вариант подходит далеко не всем начинающим компаниям».

Наиболее логичный вариант для молодого бизнеса… это офис за МКАД, заключили брокеры. В этом случае арендатор может найти комфортное помещение по цене от 8 тыс. до 10 тыс. руб. за 1 кв. м в год, указали в компании CBRE. Очевидной сложностью такого сценария станет возможная удаленность офиса от метро.

Платить в долларах или в рублях?

Долларовые ставки почти исчезли с офисного рынка Московского региона, объявили брокеры, опрошенные «РБК-Недвижимостью». «Долларовые ставки на сегодняшнем рынке — это редкое исключение, которое встречается в высокобюджетном сегменте, — заявил владелец компании «Экоофис» Андрей Ковалев. — Рынок, интересный малому, среднему бизнесу и стартапам, полностью перешел на рубли. Если арендодатель предлагает долларовые ставки небольшому арендатору, с ним определенно что-то не так».

«Совершенно очевидно, что те арендодатели, которые предлагают доллары или евро, не готовы будут поменять свое видение для одного отдельно взятого небольшого арендатора, — отметила Елена Колесникова. — Если речь идет о многих тысячах метров — думаю, есть возможность изменить точку зрения арендодателя. Относительно спроса — он существует как на рублевые, так и на долларовые проекты, это зависит от бухгалтерии арендатора».

Сколько стоит?

Офисный рынок Московского региона принято делить на классы А, В и С. Класс А — это самые дорогие и престижные бизнес-центры в наиболее удобных локациях. Класс С — экономвариант в морально устаревших зданиях далеко от метро и основных магистралей. Класс В — промежуточное звено, которое часто дробят на условно доступный В- и более дорогостоящий В+.

«В офисах класса А самая низкая арендная ставка (с отделкой, НДС и расходами на эксплуатацию) составляет 11,8 тыс. руб. за 1 кв. м в год. В классе В+ речь идет о 8,5 тыс. руб. за 1 кв. м в год, в классе В- это 7 тыс. руб. за 1 кв. м в год, — перечислил Дмитрий Жидков. — Все объекты, предлагающие офисные помещения по таким ставкам, находятся в районе МКАД либо за его пределами. Низкая ставка объясняется удаленностью объекта от центра города и от метро. Здесь наблюдается наибольшее количество вакантных площадей. Спросом такие помещения пользуются у арендаторов, для которых локация не имеет значения».

На какой срок заключать договор?

Если говорить о небольших компаниях, то есть смысл заключать краткосрочные договоры — на месяц, два, полгода и год, считают в S.A. Ricci. «Такую возможность предоставляют коворкинги, которые, помимо этого, предлагают гибкие условия аренды, — подсказал Жидков. — Если ваш бизнес быстро пойдет в гору и потребуется расширение штата и увеличение офисных площадей, коворкинг, как правило, всегда сможет предоставить такую возможность в отличие от бизнес-центра или многофункционального комплекса. А вот когда вы поймете, что ваш бизнес чувствует себя уверенно и хорошо развивается, есть смысл подумать о долгосрочном договоре аренды: в этом случае условия, на которых договор был заключен, сохранятся».

Коворкинг против офиса: плюсы и минусы

Ссылка на основную публикацию